企业微信存档功能说明

企业微信存档功能说明


会话内容存档是什么?

企业在遇到以下情况时,是不是非常想获取员工与客户的聊天记录:

  • 考察员工和客户的沟通过程是否有不合规之处
  • 与客户产生纠纷时,需要资料进行作证
  • 员工离职后,带走大量高价值客户

......

企业获取员工的微信聊天记录是违法行为,但是现在,为保障客户服务质量、提高内部协作效率和监管合规等原因,企业微信提供会话内容存档功能。企业可以统一设置存档的员工范围,并通过API获取开启存档员工的工作沟通内容,满足企业的外部监管合规和内部管理需求。

会话内容存档这个词有点专业化了,简单来理解就是保存聊天记录。

我们以前使用的社交软件(QQ、微信)在不删除会话的情况下,可以查看聊天记录,但是有几个弊端:一是文档、图片等内容有时限,过期后无法查看;二是被撤回、被删除的内容无法查看;三是只有登陆账户能查看聊天记录。

企业微信会话内容存档的特点

  • 支持将成员的内部、外部客户服务沟通内容存档保存
  • 企业可设置需要存档的成员范围
  • 管理人员可随时查看员工与客户的聊天记录,没有时间限制
  • 会话存档的保存范围是文字、语音、图片、链接、视频、红包、文件、小程序、被撤回/删除的消息
  • 在保留会话存档前要征求客户的同意,客户对此有知情权
  • 会话存档无法保留企业内部职工的聊天记录
  • 自定义添加敏感词汇库,在可视化的敏感记录中第一时间自动预警,风险智能化
  • 客户信息备份:客户信息永久保存,也可导出分析
  • 支持按员工、关键字全局检索聊天消息
  • 支持设置白名单,保护敏感人员数据



开通会话内容存档流程

第一步 企业验证或认证

验证:验证主体信息,即验证当前注册的企业/政府/组织等的真实性。

  • 支付验证:需使用主体的对公账户,在10天内向腾讯指定账户打款随机金额,验证后原路返回。
  • 法人验证:需使用企业法人代表的微信验证身份。
  • 主体资料验证:适用学前教育和初中等教育行业,提供营业执照/事业单位法人证书以及管理员的在职证明即可。

认证:需支付300元/次的审核费用给第三方审核机构。

  • 全新认证:提交主体证明材料,由第三方审核机构审核。
  • 快捷认证:当微信公众号的主体信息与企业微信的主体一致,且公众号简称连续包含在全称内或基于商标命名时,可以使用快捷认证,等于借用公众号的认证信息。

第二步 免费试用

点击【管理工具】-【会话内容存档】,在此页面开通免费试用,开通试用后上传开通确认函,审核通过后显示API接口。

第三步 对接软件

很多小伙伴以为企业微信的会话内容存档只是个简单的增值服务,购买开通就可以了,其实不是这样的。

企业开通会话内容存档后,意味着腾讯只是提供了API接口,且这个接口甚至不是可视化页面。企业自身有能力的情况下,可以进行参数配置,对接软件。也可以找第三方厂商对接软件。

第四步 正式开通

企业在试用完后,确定开通会话内容存档服务,需要提供营业执照代码、企业微信ID、对接人姓名、联系电话、邮箱等信息。

第五步 签订合同

正式签订合同需要与有资质的企业微信服务商签订腾讯的标准合同。

开通会话内容存档的费用

有小伙伴认为开通的费用只是腾讯的接口费,如果这是这样的话,那您就只购买了一个API接口,没有对接软件,这个接口没有任何意义。所以开通会话存档的费用包括腾讯的接口费服务商的对接费。有两种部署方式:SaaS部署本地私有化部署,企业选择不同的部署方式,所支付的费用是不同的。具体费用需要与服务商对接后确定。

注意事项

管理后台开启会话内容存档,开启前需设置开启范围、IP地址及消息加密公钥(注:员工的企业微信需升级到2.8.9版本以上),开启后:

  • 开启存档的员工登录客户端,进入企业后会经过告知页面,获知后可继续使用
  • 企业可以获取开启存档的员工和未开启员工之间的会话内容,但不能获取未开启员工之间的会话内容

    会话内容存档功能由企业管理员进行设置。出于安全考虑,每次操作前需要通过声纹验证管理员身份(需保证已在微信内设置声纹),验证通过后才能进行操作。每次身份验证有效期为30分钟。

    后续可修改相关设置,包括调用IP、消息加密公钥、功能禁用等。