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企客宝旗舰版如何使用合同模板?

andy 发表于 2018年04月02日 18:54 最后修改于 2018年04月02日 19:02

合同作为当今商业活动双方协议的凭证,其重要程度不言而喻。合同条款繁缛复杂,不同产品,或者不同的客户谈判,都会涉及不同的合同。

作为管理者,如果事无巨细的审核合同的每个条款,势必费时费力,效果不好。

但是如果管理松懈,对合同监管有漏洞,一旦出现疏漏,轻则承担经济损失,重则对公司的运营有重大影响。

所以如何管理合同,对很多企业而言都是重要且头痛的事项。

客户的痛点,就是我们的亮点。

企客宝旗舰版为了全流程解决客户合同管理的需求,不但提供了合同管理模块,更独创了合同模板概念,将合同通用模板与变化要素分离,让管理者聚焦于合同的变化要素,管控更加精准。合同模板完成后,一键生成PDF文件,方便发送客户或打印,杜绝各种管理漏洞,绝对是合同管理的利器。

下面以企客宝托管合同为例,介绍合同模板的创建和使用方法。


  1. 审核您要管理的合同,确定需要创建的自定义字段

    企客宝旗舰版对合同模板管理的精髓,就在于分离合同中固定的条款和变化的要素。

    一般来说,合同金额,合同涉及的一些具体项目,都是变化要素,而这些要素涉及企业特殊字段,需要实现通过自定义字段的方式处理

    关于如何创建自定义字段,您可以参考《企客宝旗舰版如何设置自定义字段》

    下面以《企客宝的托管服务合同》为例,具体讲解

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    比如合同甲方,通常是客户信息,可以在【客户】模块,创建【甲方名称】,【联系人姓名】字段,同时利用已有的【电话号码】【地址】

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    对于乙方信息,一般都是固定条款,所以直接在模板里填写相关信息即可。

    另外,合同里针对费用等条款,一般都是变化最多的,也需要定义合同相关的字段

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    以上图为例,具体条款的数量和价格,都需要在【合同】模块中定义

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  2. 创建合同模板,插入相关自定义字段

    完成相关准备工作后,就可以创建合同模板了。

    一般来说,企业合同都是word软件创建的,可以打开word文档,直接拷贝作为模板(推荐字体用雅黑,效果较好)

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    【系统设置】- 【合同设置】- 【合同模板】

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    点击【创建模板】

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    可以针对变化要素,插入自定义的客户信息,或者合同信息

    例如之前针对【甲方】创建了【甲方信息】字段,现在就可以插入到模板的相应位置

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    插入后,显示如下变量名(您不用操心变量名涉及技术细节,模板生成文档时,该变量名会自动填充具体信息)

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    完成所有模板设置后,所有变化要素都应该插入相关变量名,例如前面提到的费用细节

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  3. 选择合同模板,创建具体合同

    完成合同模板后,就可以非常灵活的创建具体合同,例如某个客户成交了托管服务,直接选择【托管合同模板】,填写相关变量值,创建具体合同。

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    具体合同创建完毕,

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    点击合同标题后,进入合同页面,您可以在此浏览审核具体细节,或者直接下载合同PDF文档,发给客户或者打印盖章


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    预览合同的效果:

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    下载PDF合同后,可以灵活发送,实现很好的打印效果。


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